ประโยชน์ของการทำบัญชี

ประโยชน์ของการจัดทำบัญชี

………….. ผู้ประกอบการควรรู้ไว้ครับ ประโยชน์ของการจัดทำบัญชี และเสริมสร้างความรู้ด้านบัญชีให้แก่ผู้ประกอบการ ให้เห็นประโยชน์ของการจัดทำบัญชี. รู้รายได้ รู้รายจ่าย จ่ายอย่างไรให้เกิดประโยชน์สูงสุดการประกอบธุรกิจจำเป็นต้องมีการจัดทำบัญชี ซึ่งจะเป็นเครื่องมือช่วยให้ผู้บริหารทราบถึงผลการดำเนินงาน และฐานะการเงินของกิจการรวมถึงสภาพคล่องทางด้านการเงิน เปรียบเหมือนเป็นการเดินทางไปยังที่ที่ไม่รู้จักแต่เรามีแผนที่ หรือ GPS ช่วยบอกตำแหน่งที่อยู่และจุดหมายปลายทาง ทำให้รู้และสามารถเตือนตัวเองได้ทันว่ามีการออกนอกเส้นทาง หรือห่างไกลจุดหมายอย่างไร

บทความเกี่ยวกับบัญชี
1. เพื่อเป็นเครื่องมือวัดความสำเร็จในการดำเนินธุรกิจ การทำบัญชี จะทำให้กิจการทราบผลการดำเนินงาน ฐานะทางการเงินของธุรกิจ และ ความมั่นคงของธุรกิจ โดยในการจัดทำบัญชีนั้น จะบันทึกบัญชีรายการต่างๆ ที่เกิดขึ้นในการดำเนินธุรกิจ เช่น การลงทุน รายรับ และ รายจ่าย ที่เป็นของกิจการนั้น โดยไม่นำส่วนที่เป็นของส่วนตัว(ส่วนของเจ้าของ) เข้ามาบันทึกด้วย เมื่อมีการบันทึกรายการต่างๆ ที่เกิดขึ้นแล้ว ข้อมูลที่ได้บันทึกไว้นั้น จะสามารถนำมาจัดทำเป็นรายงานทางการเงินได้ เช่น งบดุล และ งบกำไรขาดทุน ซึ่งเป็นภาพสะท้อนในการดำเนินธุรกิจ ดังนี้ คือ

งบกำไรขาดทุน จะสะท้อนภาพผลการดำเนินงานในรอบระยะเวลาหนึ่งๆ ว่า กิจการมีรายได้หรือค่าใช้จ่ายเป็นจำนวนเท่าไร มีผลกำไรหรือขาดทุน นอกจากนี้ยังช่วยในการประเมินถึงความสามารถในอนาคตได้อีกด้วย เช่น การวิเคราะห์แนวโน้มการเติบโตของรายได้

งบดุล จะสะท้อนภาพฐานะทางการเงินของกิจการ ได้แก่ ทรัพย์สิน หนี้สิน และ ส่วนของเจ้าของ ว่ามีความมั่นคงมากน้อยแค่ไหน สินทรัพย์ที่มีอยู่จะบ่งบอกศักยภาพในการเจริญเติบโตและความสามารถทางการแข่งขันของธุรกิจในอนาคต นอกจากนี้ยังแสดงถึงสภาพคล่องและความเสี่ยงในขณะนั้น

งบกระแสเงินสด จะสะท้อนภาพการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินของกิจการในรอบระยะเวลาหนึ่งๆ โดยแบ่งเป็น 3 กิจกรรมคือ

– กระแสเงินสดจากกิจกรรมดำเนินงาน

– กระแสเงินสดจากกิจกรรมลงทุน

– กระแสเงินสดจากกิจกรรมจัดหาเงิน

โดยตัวเลขที่ปรากฏในงบการเงิน จะสามารถนำมาวิเคราะห์เป็นอัตราส่วนทางการเงิน เพื่อวัดผลสำเร็จในการดำเนินธุรกิจ เช่น การวัดสภาพคล่องของธุรกิจ การวัดประสิทธิภาพการใช้สินทรัพย์ การวัดความสามารถในการทำกำไรของธุรกิจ และ ความสามารถในการชำระหนี้ เป็นต้น

ตัวอย่าง อัตราส่วนทางการเงินที่สำคัญ

การวัด

วัดจาก

วิธีการคำนวณ

ความหมายแสดงถึง

สภาพคล่อง

อัตราส่วนเงินทุนหมุนเวียน (เท่า)

สินทรัพย์หมุนเวียน

หนี้สินหมุนเวียน

กิจการมีสินทรัพย์หมุนเวียนมากพอที่จะชำระหนี้ได้เพียงใด

ประสิทธิภาพการใช้สินทรัพย์

อัตราหมุนเวียนของลูกหนี้(เท่า)

ยอดขายเชื่อสุทธิ

ลูกหนี้เฉลี่ย

ความสามารถในการบริหารลูกหนี้ ว่าสามารถเปลี่ยนเป็นเงินสดได้เพียงใด

อัตราหมุนเวียนของสินค้า(เท่า)

ต้นทุนขายสินค้า

สินค้าคงเหลือเฉลี่ย

ความสามารถในการบริหารงานขาย ว่าสินค้าขายได้เร็วเพียงใด

ความสามารถในการทำกำไรของธุรกิจ

อัตราผลตอบแทนจากสินทรัพย์ทั้งหมด (%)

กำไรสุทธิ *100

สินทรัพย์ทั้งหมด

ระดับผลตอบแทนต่อสินทรัพย์รวม

อัตราผลตอบแทนจากส่วนของผู้ถือหุ้น (%)

กำไรสุทธิ *100

ส่วนของผู้ถือหุ้นทั้งหมด

ระดับผลตอบแทนต่อส่วนของเจ้าของ(ผู้ถือหุ้น)

ความสามารถในการชำระหนี้

ความสามารถในการจ่ายดอกเบี้ย (เท่า)

กำไรก่อนหักภาษีและดอกเบี้ยจ่าย

ดอกเบี้ยจ่าย

ความสามารถในการชำระดอกเบี้ยเงินกู้

2. เพื่อเป็นเครื่องมือช่วยในการวางแผนและตัดสินใจของธุรกิจ ข้อมูลบัญชีจะเป็นประโยชน์ต่อการวางแผนและการตัดสินใจ โดยประเมินจากข้อมูลเหตุการณ์ในอดีต ปัจจุบัน และ อนาคต ซึ่งอาจจะอยู่ในรูปของรายงานวิเคราะห์ต่างๆ อันเป็นเครื่องมือช่วยให้ผู้บริหารงานสามารถดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยในการพยากรณ์เหตุการณ์ที่คาดว่าจะเกิดในอนาคตได้อย่างมีทิศทาง และ ความเชื่อมั่นสูง สามารถนำมาวิเคราะห์ความเป็นไปได้ของการลงทุนที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ดังนั้น หากมีข้อมูลที่ชัดเจน ถูกต้อง ทำให้สามารถพัฒนากิจการให้เจริญก้าวหน้าอย่างยั่งยืน

3. เพื่อเป็นเครื่องมือในการวางแผนกำไร และ ควบคุมค่าใช้จ่ายของบริษัท เนื่องจากในการทำบัญชีอย่างถูกต้อง จะทำให้กิจการทราบจำนวนต้นทุนและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น และสามารถคำนวณต้นทุนของสินค้าและบริการของกิจการได้อย่างถูกต้อง ซึ่งจะช่วยในการตัดสินใจกำหนดราคาสินค้า หรือ บริการของธุรกิจ ช่วยในการควบคุมต้นทุนการผลิตและค่าใช้จ่ายต่างๆ ให้เป็นไปตามประมาณการที่ได้กำหนดไว้ และสามารถนำไปวิเคราะห์ ปรับปรุงรายจ่ายที่ไม่จำเป็นออก รวมถึงช่วยในการวางแผนการดำเนินงานได้อย่างถูกต้องเหมาะสมกับทรัพยากรที่กิจการมีอยู่ นอกจากนี้การบันทึกบัญชีจะทำให้สามารถตรวจสอบหาหลักฐานในการเบิกจ่ายแต่ละครั้ง จึงช่วยลดปัญหาในการเบิกจ่ายซ้ำซ้อนได้

4. เพื่อเป็นเครื่องมือในการหาแหล่งเงินทุน ในการจัดทำบัญชี จะทำให้เราได้รายงานทางเงินที่ใช้เป็นสื่อกลางในการติดต่อทางธุรกิจต่าง ๆ อันเป็นหลักฐานในการสร้างความเชื่อมั่นให้กับเจ้าหนี้และสถาบันการเงิน เช่น เมื่อเราต้องการเงินทุนเพิ่มก็สามารถนำรายงานทางการเงินนั้นไปเป็นข้อมูลประกอบในการขอสินเชื่อกับธนาคาร หรือ เจ้าหนี้เงินกู้ โดยธนาคาร หรือ เจ้าหนี้เงินกู้ จะใช้รายงานทางการเงินของกิจการ เพื่อพิจารณาอนุมัติสินเชื่อ จากความน่าเชื่อถือ และ ความสามารถในการชำระหนี้ของผู้ขอกู้ยืม รวมถึงกำหนดอัตราดอกเบี้ยที่เหมาะสมกับความเสี่ยงที่ผู้ให้กู้จะได้รับ อันก่อให้เกิดประโยชน์ในการที่จะทำให้กิจการจะได้รับวงเงินกู้ที่ต้องการ และ จ่ายดอกเบี้ยในอัตราที่เหมาะสม

5. เพื่อให้กิจการมีระบบการควบคุมภายในที่ดี และ เป็นสัญญาณเตือนภัยของกิจการ การมีระบบบัญชีที่ดี จะทำให้มีระบบการควบคุมภายในที่ดีที่ช่วยให้กิจการป้องกันการทุจริตที่อาจจะเกิดขึ้น เนื่องจากข้อมูลทางการเงินตลอดจนรายการต่างๆ ที่เกิดขึ้น จะต้องมีหลักฐานที่สามารถยืนยันถึงที่มาที่ไปซึ่งจะทำให้โอกาสที่จะเกิดการทุจริตสามารถทำได้ยากยิ่งขึ้น นอกจากนี้ข้อมูลทางบัญชีก็ยังสามารถนำมาวิเคราะห์หาสิ่งผิดปกติที่เกิดขึ้น หาจุดบกพร่อจุดอ่อน และจุดรั่วไหลได้ ซึ่งจะเป็นสัญญาณเตือนภัยให้กิจการ ได้วางแผน เตรียมการป้องกัน และ แก้ไขปัญหาต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น

6. เพื่อประโยชน์ในการวางแผน เพื่อเสียภาษีได้อย่างถูกต้องและประหยัด การจัดทำบัญชีที่ถูกต้อง จะทำให้ทราบกำไรขาดทุนที่แน่ชัด สามารถวางแผนภาษีอากรได้อย่างเหมาะสม ประหยัด และ เสียภาษีได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย

รูปแบบการทำบัญชีครัวเรือน

สมุดบัญชีครัวเรือน
(รายรับ-รายจ่าย)
ประจําครอบครัว
ของ
ชื่อ………………………….นามสกุล…………………………………………..
เลขประจําตัวนักศึกษา………………………………………………………..
บ้านเลขที่…………………………………………………………………………
อําเภอ………………………………….. จังหวัด………………………………
E – mail …………………………………………………….….
คําอธิบายการจดบันทึก
สมุดบัญชีครัวเรือน (รายรับ-รายจ่าย)
ประจําครอบครัว
1.ช่อง วัน/เดือน/ปี
ใช้บันทึกวันที่ เดือน และปี พ.ศ. ที่มีรายการรับเงินและรายการจ่ายเงินเกิดขึ้น

2.ช่องรายการ
ใช้บันทึกรายละเอียดของรายการรับเงิน เช่น รับเงินเดือนค่าขายผลิตผล รับเงินจากค่าจ้าง รับเงินกู้ รับเงินที่ลูกส่งให้ เป็นต้น
หรือใช้บันทึกรายละเอียดของรายจ่าย เช่น ชําระหนี้เงินกู้ จ่ายเงินค่าใช้จ่ายต่างๆ เงินจ่ายค่าอาหาร เป็นต้น

3.ช่อง “รายรับ”
ใช้บันทึก “จํานวนเงิน” ที่ได้รับเข้ามาให้ตรงกับรายละเอียดในช่องรายการ

4.ช่อง “รายจ่าย”
ใช้บันทึก “จํานวนเงิน” ที่จ่ายออกไปเป็นเงินสดและเงินเชื่อทุกรายการ ให้ตรงกับรายละเอียดในช่องรายการ

5.การสรุปบัญชีครัวเรือน (รายรับ-รายจ่าย)
ใช้บันทึกยอดเงินรวมของจํานวนเงินที่ได้รับและจํานวนเงินที่จ่ายของแต่ละเดือน
บัญชีครัวเรือน (รายรับ-รายจ่าย)
ประจําเดือน………………………….
เดือน เงินสดยกมา รายรับ
(บาท)
รายจ่าย
(บาท)
เงินสดยกไป หมายเหตุ
มกราคม กุมภาพันธ์ มีนาคม เมษายน พฤษภาคม มิถุนายน กรกฎาคม สิงหาคม กันยายน ตุลาคม พฤศจิกายน ธันวาคม รวมทั้งสิ้น รู้รายรับรู้รายจ่าย รู้กําไรขาดทุน
ตัวอย่างบัญชีครัวเรือน (รายรับ-รายจ่าย) ที่มา ธกส
ประจําเดือน มกราคม
ว/ด/ป รายการ รายรับ (บาท) รายจ่าย (บาท) หมายเหตุ
1 ม.ค. 49 เงินสดยกมา 500 หนี้เงินกู้ 3,000 *หนี้เงินกู้ ธ.ก.ส. ยกมาต้นเดือน 60,000 บาท
100 ชําระเงินกู้ ธ.ก.ส. 10,000 บาท
3 ม.ค. 49 รับเงินค่าขายข้าวเปลือก 400 ถัง (4 เกวียน) 24,000 หนี้เงินกู้ ธ.ก.ส. คงเหลือยกไป 50,000 บาท
ธ.ก.ส. *10,000 ** หนี้ค่าปุ๋ยยกมาต้นเดือน 10,000 บาท
5 ม.ค. 49 จ่ายค่าซ่อมเครื่องสูบนํ้า 2,000 ชําระหนี้ค่าปุ๋ย 1,000 บาท
14 ม.ค. 49 จ่ายค่าปุ๋ย จํานวน 2 กระสอบ **1,000 ค่าปุ๋ยคงเหลือยกไป 9,000 บาท
*** เงินฝากคงเหลือยกมาต้นเดือน 10,000 บาท

27 ม.ค. 49 จ่ายค่ากับข้าว จํานวน 14 วัน (2 สัปดาห์) 800 เงินฝากคงเหลือยกไป
30 ม.ค. 49 จ่ายค่าของเบ็ดเตล็ด 1,500 ประกอบด้วย ผงซักฟอก ยาสีฟัน ขนมลูก

ความรู้เรื่อง การเงิน – การบัญชี

จุดประสงค์ของการทำบัญชี
1. มีความรู้ความเข้าใจแม่บทการบัญชีและพระราชบัญญัติการบัญชี
2. มีทักษะในการบันทึกบัญชีตามวงจรบัญชีของกิจการให้บริการและพาณิชยกรรม
3. มีทักษะในการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับสินทรัพย์หมุนเวียน ที่ดิน อาคารและ
4. มีทักษะในการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับกิจการอุตสาหกรรม และระบบใบส าคัญ
5. รู้ถึงคุณค่าของการน าข้อมูลทางการบัญชีไปใช้ในธุรกิจ
6. มีคุณลักษณะนิสัยที่เหมาะสมกับการประกอบอาชีพ

การทำบัญชีครัวเรือน
ครอบครัวเกษตรกรหลุดพ้นจากความยากจน พึ่งตนเองได้ และสามารถดำรงอยู่ได้อย่างมั่นคงและ
ยั่งยืนภายใต้กระแสโลกาภิวัฒน์ และการเปลี่ยนแปลง ธนาคารจึงได้จัดทำโครงการ “ครอบครัว
เกษตรกรไทยร่วมใจทำบัญชีครัวเรือน” โดยสนับสนุนให้เกษตรกรลูกค้าเยาวชน และประชาชน
ทั่วไปจำนวน 5 ล้านครัวเรือน ได้มีการจดบันทึกบัญชีครัวเรือนกันอย่างกว้างขวางเป็นประจำและ
ต่อเนื่องจนเป็นนิสัย โดยมีเป้าหมายหลักเพื่อสร้างการเรียนรู้ตนเอง และมีการวิเคราะห์การจัดการ
ทางการเงินของครอบครัว การปรับพฤติกรรมการใช้จ่ายเงินอย่างรอบคอบประหยัด และเกิด
ประโยชน์สูงสุด รู้จักการเก็บออมเงินไว้ใช้จ่ายในยามจำเป็น และนำไปเชื่อมโยงกับการตัดสินใจ
ในการดำเนินธุรกรรมต่าง ๆ ของครอบครัวให้เกิดประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ซึ่งจะส่งผลดียิ่งต่อการพัฒนา
ระบบเศรษฐกิจฐานรากของประเทศให้เข้มแข็งตามนโยบายรัฐบาล และส่งผลดีกับธุรกรรมของ
ธนาคารในระยะยาวในการสนับสนุนครอบครัวเกษตรกรลูกค้า และบุคคลทั่วไปให้เห็นความสำคัญของ
การบันทึกบัญชีครัวเรือนอย่างต่อเนื่อง และนำไปใช้ในการบริหารการเงินของครอบครัวอย่าง
กว้างขวางจำเป็นต้องอาศัยความร่วมมือ ร่วมใจจากเกษตรกร ผู้นำเกษตรกร ประชาชนทั่วไป
และส่วนงานทั้งภายในและภายนอกของธนาคาร และยังต้องอาศัยแรงจูงใจในการเข้าร่วมโครงการ
ให้มากยิ่งขึ้น ดังนั้นในปี 2549 ธนาคารยังคงสนับสนุนการบันทึกบัญชีครัวเรือนอย่างต่อเนื่อง
ตามนโยบายของรัฐบาลที่จะแก้ไขปัญหาความยากจน โดยกำหนดเป็นแบบแผนนโยบายสำคัญ
ของธนาคาร ภายใต้นโยบายดังกล่าวได้จัดทำ โครงการ “จดดีมีรางวัล” เพื่อกระตุ้นให้มีการทำ
บัญชีครัวเรือนมากขึ้น โดยกำหนดมอบรางวัลให้แก่กลุ่มเป้าหมาย 4 ประเภท ได้แก่ เกษตรกร
ลูกค้ารายคน องค์การบริหารส่วนตำบล (อบต.) วิสาหกิจชุมชนกลุ่มเกษตรกร และโรงเรียน
จำนวนรางวัล 480 รางวัล มูลค่ารวม 9.315 ล้านบาท

การทำบัญชี
การทำบัญชี คือ การจดบันทึก ข้อมูลเกี่ยวกับเงื่อนไขปัจจัยในการดำรงชีวิตของตัวเอง และภายในครอบครัว ชุมชน รวมถึงประเทศ ข้อมูลที่ได้จากการบันทึกจะเป็นตัวบ่งชี้อดีต ปัจจุบันและอนาคตของชีวิตของตัวเอง สามารถนำข้อมูลอดีตมาบอกปัจจุบันและอนาคตได้ ข้อมูลที่ได้บันทึกไว้ จะเป็นประโยชน์ต่อการวางแผนชีวิตและกิจกรรมต่าง ๆ ในชีวิต ในครอบครัวในประเทศได้หากประชาชนทุกคนจดบันทึกจะมีประโยชน์ต่อตนเอง ครอบครัว ชุมชนและประเทศ จะเป็นแหล่งเรียนรู้ ครอบครัวเรียนรู้ ชุมชนเรียนรู้ และประเทศเรียนรู้การเรียนรู้เป็นที่มาของปัญญา ปัญญาเป็นที่มาของความเจริญทั้งกาย สังคม ใจ และจิตวิญญาณของมนุษย์จะเห็นว่า การทำบัญชี หรือการจดบันทึกนี้สำคัญยิ่งใหญ่มาก บุคคลสำคัญในประเทศหลายท่านเป็นตัวอย่างที่ดีของการจดบันทึก เช่น ท่านพุทธทาส ในหลวง และสมเด็จพระเทพ ล้วนเป็นนักบันทึกทั้งสิ้น การบันทึก คือ การเขียน เมื่อมีการเขียนย่อมมีการคิด เมื่อมีการคิดย่อมก่อปัญญา แก้ไขปัญหาได้โดยใช้เหตุผลวิเคราะห์พิจารณา ได้ถูกต้อง นั่นคือ ทางเจริญของมนุษย์
การทำบัญชีครัวเรือนในด้านเศรษฐกิจ หรือ การบันทึกรายรับรายจ่ายที่ทางราชการพยายามส่งเสริมให้ประชาชนได้ทำกัน นั่น เป็นเรื่องการบันทึกรายรับรายจ่ายประจำวันประจำเดือนว่า มีรายรับจากแหล่งใดบ้าง จำนวนเท่าใด มีรายจ่ายอะไรบ้าง จำนวนเท่าใด ในแต่ละวัน สัปดาห์ เดือน และ ปี เพื่อจะได้เห็นภาพรวมว่า ตนเองและครอบครัวทีรายรับเท่าใด รายจ่ายเท่าใด คงเหลือเท่าใด หรือ เงินไม่พอใช้เท่าใด คือ รายจ่ายมากกว่ารายรับ และสำรวจว่ารายการใดจ่ายน้อยจ่ายมาก จำเป็นน้อยจำเป็นมาก จำเป็นน้อย อาจลดลง จ่ายเฉพาะที่จำเป็นมาก เช่น ซื้อกับข้าว ซื้อยา ซื้อเสื้อผ้า ซ่อมแซมบ้าน การศึกษา เป็นต้น ส่วนรายจ่ายที่ไม่จำเป็นให้ลด ละ เลิก เช่น ซื้อบุหรี่ ซื้อเหล้า เล่นการพนัน เป็นต้น เมื่อนำรายรับ รายจ่าย มาบวกลบกันแล้วขาดดุลเกินดุลไปเท่าใด เมื่อเห็นตัวเลข จะทำให้เราคิดได้ว่าสิ่งไม่จำเป็นนั้นมีมากหรือน้อยสามารถลดได้หรือไม่ เลิกได้ไหม ถ้าไม่ลดไม่เลิกจะเกิดอะไร กับตัวเอง ครอบครัว ชุมชน และประเทศ หากเราวางแผนการรับการจ่ายเงินของตนเองได้ เท่ากับว่า รู้จักความเป็นคนได้พัฒนาตนเอง ให้เป็นคนมีเหตุมีผล เป็นคนรู้จักพอประมาณ เป็นคนรักตนเอง รักครอบครัว รักชุมชน และรักประเทศชาติมากขึ้นจึงเห็นได้ว่า การทำบัญชีครัวเรือน ในเรื่องรายรับรายจ่าย ก็คือวิถีแห่งการเรียนรู้เพื่อพัฒนาชีวิต ตามปรัชญาเศรษฐกิจพอเพียง นั่นเอง เพราะปรัชญาเศรษฐกิจพอเพียง คือ ปรัชญาชีวิตที่ถูกต้องเหมาะสม พอดี สอดคล้องถูกต้องตามกฎธรรมชาติที่มีทั้งความเป็นเอกภาพและดุลยภาพอยู่เสมอ
การทำบัญชีครัวเรือนเป็นการจดบันทึกรายรับรายจ่ายประจำวันของครัวเรือน และสามารถนำข้อมูลมาวางแผนการใช้จ่ายเงินในอนาคตได้อย่างเหมาะสม ทำให้เกิดการออม การใช้จ่ายเงินอย่างประหยัดคุ้มค่า ไม่ฟุ่มเฟือย ดังนั้นการทำบัญชีชีครัวเรือนมีความสำคัญดังนี้
1. ทำให้ตนเองและครอบครัวทราบรายรับ รายจ่าย หนี้สิน และเงินคงเหลือในแต่ละวัน
รายรับ หรือ รายได้ คือ เงิน หรือสินทรัพย์ที่วัดมูลค่าได้ ที่ได้รับจากการประกอบอาชีพ หรือผลตอบแทนที่ได้รับจากการให้ผู้อื่นใช้สินทรัพย์ หรือ ผลตอบแทนจากการลงทุนในรูปแบบต่างๆ เช่น รายได้จากค่าจ้างแรงงาน เงินเดือน ดอกเบี้ยรับจากเงินฝากธนาคาร หรือจากเงินให้กู้ยืมรายได้จากการขายสินค้าหรือบริการ เป็นต้น
รายจ่าย หรือ ค่าใช้จ่าย คือ คือ เงิน หรือสินทรัพย์ที่วัดมูลค่าได้ ที่จ่ายออกไปเพื่อให้ได้สิ่งตอบแทนกลับมา สิ่งตอบแทนอาจเป็นสินค้าหรือบริการ เช่น ค่าอาหาร ค่าน้ำค่าไฟฟ้า (ค่าสาธารณูปโภค) ค่าน้ำมัน ค่าหนังสือตำรา เป็นต้น หรือรายจ่าย อาจไม่ได้รับสิ่งตอบแทนคือสินค้าหรือบริการก็ได้ เช่นเงินบริจาคเพื่อการกุศล เงินทำบุญทอดกฐิน ทอดผ้าป่า เป็นต้น
หนี้สิน คือ ภาระผูกพันที่ต้องชดใช้คืนในอนาคต การชดใช้อาจจ่ายเป็นเงินหรือของมีค่าที่ครอบครัวหรือตนเองมีอยู่ หนี้สินเป็นเงินหรือสิ่งของที่มีค่าที่ครอบครัวหรือตนเองได้รับมาจากบุคคลหรือแหล่งเงินภายนอก เช่น การกู้ยืมเงินจากเพื่อนบ้าน การกู้ยืมเงินจากกองทุนต่างๆ การซื้อสินค้าหรือบริการเป็นเงินเชื่อ การซื้อสินทรัพย์เป็นเงินผ่อนชำระ หรือการเช่าซื้อเป็นต้น
เงินคงเหลือ คือ เงิน หรือ ทรัพย์สินที่วัดมูลค่าได้ หลังจากนำรายรับลบด้วยรายจ่ายแล้วปรากฏรายรับมากกว่ารายจ่ายจะทำให้มีเงินคงเหลือ หรือในหลักทางบัญชีเรียกว่า กำไร แต่หากหลังจากนำรายรับลบด้วยรายจ่ายแล้วปรากฏว่ารายจ่ายมากกว่ารายรับจะทำให้เงินคงเหลือติดลบหรือทางบัญชีเรียกว่าขาดทุนนั่นเอง
2. นำข้อมูลการใช้จ่ายเงินภายในครอบครัวมาจัดเรียงลำดับความสำคัญของรายจ่าย และวางแผนการใช้จ่ายเงิน โดยพิจารณาแต่ละรายการในแต่ละวันมีรายจ่ายใดที่มีความสำคัญมาก และรายจ่ายใดไม่จำเป็นให้ตัดออก เพื่อให้การใช้จ่ายเงินภายในครอบครัวมีพอใช้และเหลือเก็บเพื่อการออมทรัพย์สำหรับใช้จ่ายสิ่งที่จำเป็นในอนาคต บัญชีครัวเรือนถือเป็นส่วนสำคัญในการปฏิบัติตามแนวเศรษฐกิจพอเพียง โดยยึดหลัก 3 ข้อคือ การพอประมาณ ถ้ารู้รายรับรายจ่าย ก็จะใช้แบบพอประมาณ แต่ มีเหตุผล รู้ว่ารายจ่ายใดจำเป็นไม่จำเป็น และเมื่อเหลือจากใช้จ่ายก็เก็บออม นั่นคือภูมิคุ้มกัน ที่เอาไว้คุ้มกันตัวเราและครอบครัว บัญชีครัวเรือนสามารถจัดได้หมดจึงนับว่ามีประโยชน์มาก
ข้อควรระวังในการจัดทำบัญชีครัวเรือน คือ ต้องลงบันทึกบัญชีทุกรายการ หรือ อย่าลืมบันทึกบัญชี เพราะจะทำให้ตัวเลขบิดเบือนไม่ถูกต้อง หากขาดความต่อเนื่องในการบันทึก จะส่งผลให้ไม่อยากบันทึก ผู้จัดทำเข้าใจผิดในรายการบัญชี เช่น ลูกส่งเงินมาให้พ่อแม่สำหรับใช้จ่ายทุกวันสิ้นเดือน แต่พ่อแม่ไม่ได้บันทึกบัญชีรายรับเนื่องจากเข้าใจว่าเงินที่ได้รับมานั้นมิได้เกิดจากการประกอบอาชีพของตนเองหรือ เข้าใจผิดรายการหนี้สินแต่บันทึกว่าเป็นรายรับ ทำให้มิได้เก็บเงินไว้สำหรับจ่ายชำระหนี้ในอนาคต เช่น ยืมเงินจากเพื่อนบ้านมาใช้จ่ายภายในครอบครัว ถึงแม้จะได้รับเงินมาแต่รายการดังกล่าวไม่ถือว่าเป็นรายรับเนื่องจากตนเองมีภาระผูกพันที่ต้องชดใช้ในอนาคตซึ่งอาจต้องชดใช้เงินต้นพร้อมด้วยดอกเบี้ยด้วย จากสาเหตุดังกล่าวอาจทำให้ครอบครัววางแผนการใช้จ่ายเงินผิดพลาด
ส่วนข้อผิดพลาดอีกประการหนึ่งคือ การเขียนชื่อรายการผิด การบันทึกตัวเลขผิด การบวกหรือการลบจำนวนเงินผิดอาจเกิดจากการลืมจดบันทึกรายการบัญชี หรือบันทึกรายการซ้ำๆ กันหลายรายการ
ปัญหาดังกล่าวแก้ไขโดยการคำนวณจำนวนเงิน กระทบยอดเงินคงเหลือในบัญชีกับยอดเงินฝากธนาคารที่ครอบครัวมีอยู่จริง หรือยอดเงินที่เก็บไว้สำหรับใช้จ่ายจริง หากพบว่ายอดเงินคงเหลือในบัญชีเท่ากับยอดเงินคงเหลือในบัญชีเงินฝากธนาคารแสดงว่าการจัดทำบัญชีถูกต้อง แต่หากกระทบยอดแล้วยอดเงินทั้งสองไม่เท่ากันอาจเกิดจากการบันทึกบัญชีผิดพลาด หรือเงินสดของครอบครัวสูญหาย
จดบันทึกสำคัญกับการวางแผนเพื่ออนาคตอย่างไร
การวางแผนการใช้จ่ายเงินให้เหมาะสมระหว่างรายรับและรายจ่าย ครอบครัวต้องมีรายรับมากกว่ารายจ่าย หากพบว่ารายรับน้อยกว่ารายจ่าย ต้องหาแนวทางนำเงินมาใช้จ่ายให้เพียงพอ โดยอาจต้องกู้ยืมเงินมาใช้จ่าย แต่การกู้ยืมเงินไม่ใช่แนวทางแก้ไขปัญหาดังกล่าวได้ เพียงแต่ช่วยให้การใช้จ่ายมีสภาพคล่องชั่วขณะเท่านั้น และในระยะยาวยังส่งผลให้ครอบครัวมีภาระหนี้สินจำนวนมาทั้งเงินต้น และดอกเบี้ยซึ่งจะเพิ่มจำนวนมากขึ้น ตามระยะเวลาที่ยาวนานในการกู้ยืมเงิน เป็นปัญหาที่แก้ไขได้ยาก สำหรับการแก้ไข

วัตถุประสงค์
1. เพื่อกระตุ้นให้เกษตรกรลูกค้า เยาวชน และประชาชนทั่วไปได้สนใจเรียนรู้
การจดบัญชีครัวเรือนอย่างกว้างขวาง
2.เพื่อเสริมสร้างนิสัยให้มีการบันทึกบัญชีเป็นประจำ และต่อเนื่อง มีการ
เชื่อมโยงนำผลการบันทึกบัญชีครัวเรือนไปสู่การบริหารจัดการทางการเงินของครอบครัวให้เกิด
ประโยชน์สูงสุด เช่น การลดค่าใช้จ่าย การออม ฯลฯ
3. เพื่อให้บัญชีครัวเรือนเป็นเครื่องมือพื้นฐานในการพึ่งตนเองพึ่งพากันเองใน
การแก้ไขปัญหาหนี้สิน และความยากจน

บทสรุป
การจัดทำบัญชี หรือ บัญชีรายรับรายจ่ายนี้ ไม่ใช่เป็นแต่เพียงการจดบันทึกรายการต่างๆ ที่เป็นเงินเท่านั้น แต่ยังเป็นการสร้างวินัยทางการเงิน สร้างความสามัคคีภายในครอบครัว รู้จักช่วยเหลือแบ่งปันกันในสังคม มีการเรียนรู้ซึ่งกันและกัน ซึ่งเกิดจากประสบการณ์ต่างๆ ที่ได้รับจากการจดบันทึกข้อมูลที่เป็นประโยชน์